リモートワーク環境 | セルコムネット

新型コロナウィルスの流行により、リモートワークが急激に普及し始めました。
そのような中で、どの様にリモートワークの環境を充実させるか考えてみましょう。
まず、リモートワークに最低限必要な環境です。
リモートワークに最低限必要な環境

会社から貸与のノートパソコン
業務を行うためのソフトウエア
安定したネット環境
セキュリティ対策
机・椅子
作業するスペース
社内ルール

会社から貸与のノートパソコン

リモートワークを行うためには、パソコンは必須です。
また、時には出社することも、外出することもあるので、携帯できるノートパソコンが便利です。
セキュリティを考えると、個人のPCではなく会社管理の機器でなければなりません。
テレビ会議を行うため、カメラとマイクが必要です。
また、作業効率を考えるとある程度以上のスペック（CPUやメモリ）が理想的です。

業務を行うためのソフトウエア

業務を行うための最低限のソフトウエアが必要です。
例えば、以下のものです。こちらは職場によって異なります。

Word/Excel/PowerPoint/テキストエディタなど文書作成ソフト
OutLook/ G-Mailなどのメールソフト、スケジュール管理ソフト
※Microsoft 365 Apps for business/G SuiteなどでもOK
テレビ会議用のソフト（Zoom/Teamsなど）
チャット用ソフト（Slack/LINEWORKSなど）
セキュリティソフト
ファイル圧縮ソフト
PDFソフト
ワークフロー
社内の申請・承認・決済を電子化する必要があります。
また、クラウドサインを使った契約書の電子化・電子認証を実現しハンコを無くすよう、仕組みを準備する必要があります。
ファイル共有・情報共有
ファイル共有はDropBoxやGoogleDriveなど
掲示板やちょっとした情報共有には、kintoneなどのソフトがあります。
また、プロジェクト情報を共有する場合は、backlogなど
プログラムソースやドキュメントのバージョン管理にはSVNやRedmine

などがあります。

安定したネット環境

安定した光回線やモバイル回線が必要です。
テレビ会議を行う場合は、回線スピードが5Mbps〜25Mbps以上は必要です。
在宅の場合は、光回線、外出の場合はモバイルでデザリング接続が理想的です。
まずは、現時点の回線スピードを計測してみましょう。
　https://fast.com/ja/
私の場合は、光回線：260Mbps、モバイル接続:16Mbpsでした。
また、必要に応じてWiFiルーターを用意しましょう。
ノートパソコンが、自宅のWiFiに自動的につながるのはとても便利です。
WiFiルーターによっては、通信速度が遅くなることもあるので、ご注意ください。

セキュリティ対策

パソコンにセキュリティソフトのインストールは必須です。
また、社内のファイルサーバーに接続する場合や、社内システムに接続する場合はVPN経由でセキュリティを担保する必要があります。

机・椅子

机と椅子は約8時間×5日/週、使用するものです。
疲れたりしないよう、ある程度良いものを準備しましょう。
リビングや台所のテーブルで済ませようと考えないでください。
また、ゲルのクッションなども疲労軽減に役立ちます。

作業するスペース

作業用の専用のスペースが必要です。
できれば、家族が入ってこない専用の書斎などです。
重要な会議や会社の機密情報が会社以外の人にさらされるのは、良くありません。
また、テレビ会議の時にプライベートなものが見えない様に、背景布やロールカーテンを準備しましょう。

社内ルール

リモートワークのルールを決めておきましょう。
「リモートワーク申請」「作業報告」「日報」「進捗ミーティング」「定期的なコミュニケーション」など離れて作業するため、ルールは必要です。

次にあったらよいと思われるものです。

リモートワークであったらよいと思われる環境

会社から貸与された携帯又はクラウドPBX
ヘッドセットまたはスピーカーフォン
マルチディスプレイ
ワイヤレスキーボード・ワイヤレスマウス
レンタルオフィス
ブルーライトカットメガネ
タイマー
テレビ会議で利用できるホワイトボード
リラックスできるグッズ

会社から貸与された携帯又はクラウドPBX

お客様との連絡が必要な場合は、スマホやクラウドPBXなどの通信手段が必須になります。
また、外出先でネットワークの接続が必要な場合は、スマホでデザリング接続したりモバイルWiFi機器が必要になります。業務で必要なものなので会社から貸与されるべきです。
ただし社員同士の会話だけなら、テレビ会議で十分だと思います。

ヘッドセットまたはスピーカーフォン

テレビ会議をする場合、ノートパソコンのスピーカーとマイクだと、ハウリングが発生したり、外部のノイズを多く拾ってしまうことがあります。
客先で複数人の会議する場合は、スピーカーフォンが便利でしょう。
空港やカフェでちょっとした打ち合わせもある場合は、ヘッドセットが良いと思います。

マルチディスプレイ

デュアルディスプレイにすると、作業効率が1.4倍になると言われています。
ディスプレイの大きさは、人それぞれの好みがあります。
またスペースの問題もあるので、場合によってはディスプレイアームを利用すると良いと思います。

ワイヤレスキーボード・ワイヤレスマウス

ノートパソコンのキーボードやトラックパットよりも、外付けでワイヤレスキーボード・ワイヤレスマウスを利用した方が、操作感が上がると思います。

レンタルオフィス

リモートワークにより、本来のオフィスが縮小されることがあると思います。
その場合、どうしても打ち合わせなどで会議室が必要な場合は、レンタルオフィスを利用すると便利だと思います。
巨大ディスプレイやプロジェクタ、マイクやWiFiなども常備されており、価格もそれほど高くありません。

ブルーライトカットメガネ

長時間ディスプレイを眺めていると目が疲れてしまいます。
眼精疲労の原因にはブルーライト大きく起因しています。ブルーライトカットメガネの購入を検討しても良いでしょう。

タイマー

一人作業だと、ついつい休みを取らずに、作業を続けてしまいます。
30分に1回はちょっとした休みを入れるなどした方が、効率上がります。
キッチンタイマーなど安いものでも十分です。

テレビ会議で利用できるホワイトボード

事前に準備していた資料だけではどうしても伝わらないことがあります。
口頭でも伝わりにくい場合、通常の会議ではホワイトボードに書いていたと思います。
テレビ会議でホワイトボード的に、直接手書きで相手に投影する手段として、iPadをサブディスプレイ化して、画面共有して、アップルペンシルで直接手書きしてホワイトボードと同様に伝える事ができます。
Windows PCとiPadの接続はDuet Proというアプリで、実現できます。

リラックスできるグッズ

リラックスできるものには音楽やお香や、様々なグッズがあります。
私は、YouTubeプレミアム会員になり、別のＰＣにスピーカーを繋いでリラックス音楽を流しています。
また、気分転換の為、たまに白檀のお香をたいています。
作業途中に、定期的に休憩を入れリフレッシュした方が、効率があがります。
ストレッチや軽い運動を行うのも良いでしょう。